ABD İçin Ticaret Sicil Çevirisi

Tek sicil yok: “good standing” beklentisi

ABD’de şirketleri tek çatıda tutan ulusal bir sicil yoktur; muhatap çoğu zaman şirketin faal ve kayıtlı olduğunu gösteren bir “certificate of good standing” mantığıyla belge arar. Türk faaliyet belgesi bu beklentinin en yakın karşılığıdır; TTSG ilanı ise geçmiş değişiklikleri gösterir. Belgenin ne olduğunu ve neyin karşılığı olduğunu açıklayan kısa bir kapak notu, “bu bizim beklediğimiz good standing değil” itirazının önüne geçer. Böyle bir not, belgenin reddi yerine hızlı kabulünü sağlayabilir.

İmzalı doğruluk beyanı ve tür kısaltmaları

ABD’de yeminli tercüman rejimi olmadığından çevirinin güvencesi imzalı doğruluk beyanıdır; tercümanın adını, iletişimini, tarih ve imzayı taşır. Bir diğer kritik nokta, şirket türü kısaltmalarıdır: A.Ş.’yi “Inc.”, Limited Şirketi’ni “LLC” olarak yazmak, farklı bir hukuki biçime eşitleme yapmaktır. Bu türler örtüşmediğinden çeviride kısaltma olduğu gibi bırakılır, gerekiyorsa açıklayıcı not düşülür. Aksi halde muhatap, şirketin ABD’deki bir yapıyla aynı olduğunu varsayar ve bu yanlış beklenti sonradan sorun çıkarır.

Teslimden önce şu noktaları gözden geçirmek yararlıdır:

• İmzalı doğruluk beyanının çeviriye eklendiğini doğrulayın.
• Şirket türü kısaltmasının “Inc.” ya da “LLC” karşılığına çevrilmediğini kontrol edin.
• MERSIS ve ticaret sicil numaralarının birebir aktarıldığını teyit edin.
• Sermayenin belgedeki para biriminde kaldığını, USD’ye çevrilmediğini doğrulayın.

Sermaye ve para biriminde dönüştürme yapılmaz

Sermaye tutarı ve para birimi çeviride birebir kalır; güncel kur üzerinden bir dolar karşılığı eklenmez, çünkü belgenin gösterdiği tescilli hukuki sermayedir ve kur her gün değişir. Bir banka ya da mahkeme, belgede yazan tutarı olduğu gibi görmek ister; çeviriye eklenen “yaklaşık USD karşılığı” gibi bir ifade, tercümanın belgeye kendi verisini katması anlamına gelir. Aynı ilke rakam ve tarih biçimi için de geçerlidir: binlik ayıraç ve tarih düzeni korunur, gün-ay karışmasını önleyecek biçimde açık yazılır.

Karekodlu faaliyet belgesi, MERSIS ve gazete bilgisi

Faaliyet belgesi bugün çoğu zaman e-Devlet ya da ticaret sicili müdürlüğü üzerinden karekodlu, elektronik doğrulamalı olarak alınır. Çeviride karekodun ve elektronik doğrulama ibaresinin varlığı [karekod] ve [elektronik doğrulama] notuyla belirtilir; kodun içeriği çözülmeye çalışılmaz. Belgedeki MERSIS numarası ile ticaret sicil numarası, şirketi tanımlayan anahtar veriler olduğu için birebir aktarılır; bir rakam hatası, ABD’li muhatap (banka) açısından belgenin doğrulanamamasına yol açar. Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanında ise ilan tarihi ve sayı bilgisi, ilgili değişikliğin ne zaman tescillendiğini gösterdiği için çeviride korunur. Elektronik nüsha ile ıslak imzalı basılı nüsha arasında hangisinin isteneceği kuruma göre değiştiğinden, ikisini birden hazır bulundurmak en güvenli yoldur.

Güncel durum ile geçmiş değişikliklerin ayrımı da önemlidir: faaliyet belgesi şirketin bugünkü hâlini gösterirken, gazete ilanları kronolojik bir kayıttır. KYC ya da mahkeme tarafı güncel bir kayıt istediğinde, en son tescil ilanı ile güncel tarihli faaliyet belgesini birlikte sunmak, tek bir eski nüsha göndermekten daha eksiksizdir ve karşı tarafın ek belge isteme olasılığını azaltır.

Güncel tarih, apostil ve sık hata

Banka ve KYC süreçleri güncel tarihli belge ister; eski nüsha, çevirisi kusursuz olsa bile kabul edilmeyebilir. Şirkette sonradan değişiklik olduysa güncel faaliyet belgesi ve yeni tescil ilanı birlikte alınmalıdır. Belgeye apostil Türkiye’de alınır ve şerhiyle birlikte çevrilir; ABD Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır, güncel durumu HCCH resmî listesinden teyit edin. En sık hatalar: doğruluk beyanını unutmak, A.Ş.’yi “Inc.” diye eşitlemek ve eski tarihli nüsha sunmaktır. Diğer belgelerin onay düzeyini belge türleri sayfamızda görebilir, maliyeti fiyat sayfamızdan inceleyebilir, belgenizi yükleyerek teklif alabilirsiniz. Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; güncel şartları başvuracağınız kurumdan teyit edin.