Faaliyet ve Ticaret Sicil Belgesi Çevirisi

Yurt dışına açılan her şirket bu üç belgeyle karşılaşır. İhale dosyası, yabancı ülkede şube açılışı, uluslararası banka hesabı, distribütörlük sözleşmesi ya da ihracat teşvik başvurusu — hepsinde ilk sırada şirketin resmî varlığının belgelenmesi vardır.

Üç belge, üç farklı soru

Faaliyet belgesi “bu şirket şu anda faal mi ve odaya kayıtlı mı” sorusunu yanıtlar; üzerinde çoğu zaman kısa bir geçerlilik süresi bulunur. Ticaret sicil tasdiknamesi “şirket sicilde nasıl kayıtlı, sermayesi ve merkezi nedir” sorusuna karşılık gelir. Ticaret Sicili Gazetesi ilanları ise “bu şirketin geçmişinde neler oldu” sorusunun cevabıdır.

Yabancı kurumlar çoğu zaman üçünü birden ister ama listeyi kendi hukuk sistemlerinin kavramlarıyla yazar. “Certificate of good standing”, “extract from the commercial register” ya da “Handelsregisterauszug” gibi ifadeler karşımıza çıkar. Bu talepleri Türk belgeleriyle doğru eşleştirmek, sürecin en kritik ilk adımıdır; yanlış belgenin çevirisi hem zaman hem masraf kaybıdır.

Ticaret Sicili Gazetesi: katmanlı bir tarih

Gazete ilanları bu belge ailesinin en zorlu parçasıdır. Bir şirketin on beş yıllık geçmişi, birbirine atıf yapan onlarca ilana dağılmış olabilir: kuruluş, sermaye artırımı, adres değişikliği, müdür ataması, ana sözleşme tadili, tür değişikliği. İlanlar birbirine “…tarihli ve … sayılı gazetede ilan edilen” biçiminde gönderme yapar.

Çeviride bu zincirin korunması şarttır. Yalnız son ilanın çevrilmesi, karşı kurumun sermaye yapısını ya da temsil yetkisini eksik görmesine yol açar. Ayrıca ilan metinleri, ana sözleşme maddelerini uzun uzun aktarır; bu maddeler hukuki metindir ve serbest özetlenemez, madde madde çevrilir.

Gazete metinlerinde çok sayıda kısaltma bulunur: A.Ş., Ltd. Şti., T.C., TTK, MERSİS numarası. Bunların bir kısmı şirket türünü gösterir ve hedef ülkedeki en yakın şirket türüne çevrilmesi yanlıştır; çünkü sorumluluk rejimleri farklıdır. Doğru uygulama, Türkçe türü korumak ve yanında hedef dilde açıklama vermektir.

Faaliyet kodları ve iştigal konusu

Faaliyet belgesinde şirketin iştigal konusu hem metin hem de sayısal faaliyet koduyla yazılır. Bu kodlar Avrupa’da yaygın kullanılan sınıflandırma sistemiyle uyumludur; dolayısıyla hedef ülkedeki muhatabın tanıyabileceği bir referanstır ve mutlaka korunur. Kodu atlayıp yalnız metni çevirmek, en kolay doğrulanabilir veriyi silmek demektir.

İştigal konusu metinleri ise genellikle çok uzundur ve şirketin fiilen yapmadığı işleri de kapsar; Türkiye’de ana sözleşmeler geniş yazılır. Yabancı kurum bu listeyi okuduğunda şirketin dağınık bir yapıda olduğunu düşünebilir. Bu bir çeviri sorunu değildir, ama çevirinin sadık kalması gerekir; yorum yapmak ya da listeyi kısaltmak belge bütünlüğünü bozar.

Numaralar, kodlar ve doğrulama

Kurumsal belgelerde şirketi tanımlayan birden fazla numara bulunur: ticaret sicil numarası, merkezî sicil kayıt sistemi numarası, vergi kimlik numarası ve oda sicil numarası. Bunların hiçbiri diğerinin yerine geçmez ve hepsi çeviride aynen korunur. Yabancı muhatap, şirketi doğrulamak istediğinde bu numaralardan birini kullanır.

Numaraları yeniden biçimlendirmek — araya boşluk koymak, sıfırları kırpmak, tire eklemek — doğrulamayı imkânsız hâle getirebilir. Aynı şekilde belge üzerindeki karekod ve elektronik imza bilgisi de çeviri metnine not düşülür; doğrulama adresi varsa aynen aktarılır.

Adres alanı da özel bir başlıktır. Türk adres yapısındaki mahalle, cadde, sokak, blok, kapı ve daire numarası dizilimi pek çok ülkede farklı sırayla yazılır. Adresi hedef ülkenin sırasına göre yeniden dizmek yerine, Türkçe sırayı koruyup alan adlarını çevirmek en güvenli yöntemdir; çünkü kurum adresi çoğu zaman resmî kayıtla karşılaştırır.

İmza sirküleri ile ilişkisi

Sicil belgeleri şirketi kimin temsil ettiğini gösterir; imza sirküleri ise o kişilerin imza örneklerini ve yetki sınırlarını içerir. İhale ve sözleşme dosyalarında ikisi birlikte istenir. Sirkülerdeki “münferiden” ve “müştereken” ifadeleri, yani tek başına mı yoksa birlikte mi imza atılabileceği, çevirinin en hassas noktasıdır; bu ayrımın yanlış aktarılması sözleşmenin geçerliliğini tartışmalı hâle getirebilir.

Yetki süresi de sıklıkla atlanır. Temsil yetkisi belirli bir tarihe kadar verilmiş olabilir; bu tarih çeviride açıkça görünmelidir. Süresi dolmuş bir yetkiyle imzalanan belge, karşı tarafça reddedilir.

Yetkinin parasal sınırı bulunabilir; sirkülerde belirli tutara kadar tek imzayla, üzerinde çift imzayla işlem yapılabileceği yazabilir. Bu eşiklerin rakamları ve para birimleri çeviride birebir korunmalıdır. Sınırın yanlış aktarılması, karşı tarafın imza yetkisini denetleyememesine ve sözleşmenin askıya alınmasına yol açabilir.

Amaç ve onay düzeyi

Ülkeye göre farklar

Almanya’da ticaret sicili kavramı güçlüdür ve muhatabınız Türk belgelerini kendi sicil kaydına benzeterek okur; bu yüzden sermaye, temsil ve merkez bilgilerinin net görünmesi önem taşır. Çekya’da mahkemece atanmış tercüman, çeviriyi asıl belgeye kurdeleyle bağlayıp mühürler ve bu fiziksel biçim şartı sıkı uygulanır; dolayısıyla belgelerin kaç nüsha hazırlanacağı baştan planlanmalıdır. Körfez ülkelerinde ise çeviriyi yalnızca ruhsatlı çeviri ofisleri yapabilir ve konsolosluk tasdiki gündeme gelebilir. Ayrıntılar için ülkeler rehberimize bakın.

Kurumsal dosyalarda sık yapılan hatalar

• Şirket türünü hedef ülkedeki bir türe çevirmek; sorumluluk rejimleri aynı değildir.
• Yalnız son gazete ilanını çevirtip değişiklik zincirini eksik bırakmak.
• Ticaret unvanını “çevirmek”; unvan özel isimdir, aynen aktarılır.
• Faaliyet belgesinin geçerlilik süresini kaçırıp süresi dolmuş belge sunmak.
• Sirkülerdeki müşterek imza şartını tek imza gibi aktarmak.
• Sermaye tutarında para birimini belirtmemek ya da ayraçları dönüştürmemek.

Kurumsal belge setinizi tek elden yürütün

Şirket belgeleri birbirine bağlı bir set oluşturur; unvanın, adresin ve yetkili adlarının tüm belgelerde aynı biçimde yazılması, karşı kurumun dosyayı tek seferde onaylamasını sağlar. Bu tutarlılığı terim listesi tutarak koruruz. Hedef dilleri diller sayfamızda, çalışma esaslarımızı fiyatlar sayfamızda bulabilir, belge setinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.

Buradaki bilgiler yol göstericidir; belgenin tazelik süresi ve istenen nüsha sayısı kuruma göre değişir. Başvuru yapmadan önce yetkili makamdan doğrulama isteyin.