ABD İçin İmza Sirküleri Çevirisi

Banka KYC ve gerçek lehtar bağlamı

ABD’de bir banka hesabı açılışı ya da iş ilişkisinde, kurumlar müşterini tanı (KYC) ilkeleri çerçevesinde hem imza yetkilisini hem de şirketin gerçek lehtarını (beneficial owner) belirlemek ister. İmza sirküleri bu bütünde temsil yetkisini gösteren belge olarak okunur; çeviride yetkilinin adı ve unvanı, kurumun doğrulamayı yapabileceği açıklıkta taşınır. Ticaret unvanı bir kimliktir ve olduğu gibi korunur; bir ABD belgesine (ör. incumbency certificate) eşitlenmez.

Bu doğrulamada belge çoğu zaman şirketin kuruluş belgeleri ve ortaklık yapısıyla birlikte değerlendirilir; sirkülerdeki yetkili adlarının bu belgelerle örtüşmesi beklenir. Yetkinin münferit mi müşterek mi olduğu net gösterilir ve tutar ya da konu sınırları birebir aktarılır; “yetkilidir” gibi bir sadeleştirme, KYC incelemesinde belgenin yeniden istenmesine yol açabilir. Çeviriye eklenen doğruluk beyanı, kaynağı doğrulanabilir kılar. Karşı taraf ayrıca belgenin noter tasdikini ya da apostilini isteyebileceğinden, hangi onay katmanının beklendiğini işleme başlamadan öğrenmek gereksiz bir tekrarı önler.

Belge seti ve noter zinciri

ABD’ye giden bir kurumsal dosyada imza sirküleri çoğu zaman şirketin kuruluş belgeleri (articles of incorporation), iç düzenlemeler (bylaws) ve faaliyet kayıtlarıyla birlikte değerlendirilir. Karşı taraf, imza atan kişinin yetkisini bu belgeler arasında gidip gelerek doğrular; bu yüzden ticaret unvanının ve yetkili adlarının tüm belgelerde tutarlı geçmesi beklenir. Çeviride bu bağın korunması, dosyanın bütünlük içinde okunmasını sağlar ve karşı tarafın tereddüde düşmesini önler.

ABD işlemlerinde belgenin noter tasdikiyle (notary acknowledgment) güçlendirilmesi sık istenir; bir noter belgesi olan imza sirkülerinin apostili ise ilgili adalet komisyonu başkanlığından alınır. Bu onay zinciri baştan planlanmazsa, tamamlanmış bir çeviri sonradan yeniden düzenlenmek zorunda kalabilir. Karşı tarafın imzalı doğruluk beyanı mı, noter tasdiki mi yoksa apostil mi beklediğini işleme başlamadan netleştirmek, gereksiz tekrarları önler.

Sirkülerin güncelliği de belirleyicidir; şirketin yönetimi ya da yetkilileri değiştiğinde eski belge geçerliliğini yitirir. Karşı taraf yakın tarihli bir belge isteyebileceği için, işlem tarihine yakın bir sirkülerle çalışmak gerekir. Belgenin düzenleniş tarihi, noter bilgisi ve yevmiye numarası çeviride aynen korunur; bu bilgiler sirkülerin hangi tarihteki temsil yapısını yansıttığını gösterir ve atlanması belgenin güncel olup olmadığını değerlendirmeyi imkânsızlaştırır.

Karşılık: incumbency certificate ve corporate resolution

ABD uygulamasında bir kişinin şirketi temsile yetkili olduğu çoğu zaman yönetim kurulu kararı (corporate resolution), şirket sekreterinin düzenlediği yetki belgesi (secretary’s certificate) ya da görevdeki yetkilileri gösteren incumbency certificate ile kanıtlanır. Türk imza sirkülerinin çevirisi, karşı tarafın “authorized signatory” olarak arayacağı bu bilgiyi karşılamalıdır. Çeviri, Türk belgesini bir incumbency certificate gibi nitelemez; belge kendi kimliğiyle aktarılır, gerekirse parantezle açıklanır.

Temsil biçimi ve yetki sınırı

Sirkülerdeki münferit (tek başına) ya da müşterek (birlikte) imza ayrımı, karşı taraf için imzanın şirketi bağlayıp bağlamadığını belirler ve çeviride net tutulur. Yetki tutar, konu ya da süreyle sınırlanmışsa bu sınırlar birebir aktarılır; “yetkilidir” gibi bir genelleme sınırlı yetkiyi sınırsız gösterebilir. Ticaret unvanı bir kimliktir; çevrilmez, olduğu gibi taşınır.

Noter tasdiki ve doğruluk beyanı

ABD’de yeminli tercüman rejimi yoktur; çevirinin güvencesi imzalı doğruluk beyanıdır. Karşı taraf ayrıca belgenin noter tasdikli (notary acknowledgment) olmasını isteyebilir. İmza sirküleri noter belgesi olduğundan, apostil ilgili adalet komisyonu başkanlığından alınır.

• Münferit/müşterek ayrımını belirsiz bırakmayın.
• Doğruluk beyanının çeviriye eklendiğini doğrulayın.
• Noter belgesi için apostili adalet komisyonundan alın.

ABD Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır; güncel durumu HCCH resmî listesinden teyit edin. Dosyanızı Ankara Kızılay’daki tek ofisimizden yürütebilir, maliyeti fiyat sayfamızdan görebilir, belgenizi yükleyerek teklif alabilirsiniz. Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez; temsil yetkisi için mali müşavir ya da avukatınıza danışın.