Apostil ve Noter Onaylı Çeviri

Ne var ki uygulamada üç ayrı kavram sürekli birbirine karıştırılır: yeminli çeviri, noter onayı ve apostil. Bunlar birbirinin alternatifi değil, üst üste binen katmanlardır. Bu sayfa, hangi katmanın ne işe yaradığını ve çeviri sürecinin bu zincirin neresine oturduğunu anlatır.

Üç katman: yeminli çeviri, noter onayı, apostil

Yeminli çeviri, bir notere yemin zaptı vermiş tercümanın çeviriyi imzalayıp kaşelemesidir. Çevirinin doğruluğunu tercüman üstlenir. Noter onayı, çevirinin içeriğini değil, o imzanın gerçekten ilgili yeminli tercümana ait olduğunu tasdik eder. Noter metnin doğruluğunu denetlemez; sık yapılan bir yanlış anlama tam olarak buradadır.

Apostil ise en üst katmandır ve belgeyi düzenleyen ya da onaylayan makamın yetkisini doğrular. Yani apostil, noterin noter olduğunu; ya da nüfus müdürlüğü mührünün gerçek olduğunu teyit eder. Belgenin içeriğiyle, çevirinin kalitesiyle hiçbir ilgisi yoktur. Bu ayrımı kavramak, hangi belgede hangi katmanın gerçekten gerekli olduğunu görmeyi kolaylaştırır.

Katmanların sırası da rastgele değildir. Önce belge var olur, sonra çevrilir, sonra çeviri onaylanır, en sonunda tasdik zinciri kurulur. Her katman bir öncekinin varlığını doğrular; alttaki halka eksik ya da hatalıysa üsttekiler onu düzeltmez, yalnızca hatayı resmîleştirir. Bu yüzden reddedilen dosyaların çoğunda sorun apostilde değil, apostilin altındaki çeviride ya da belgenin kendisinde çıkar.

Apostil şerhini Türkiye’de kim verir

Türkiye’de apostil yetkisi belgenin niteliğine göre ikiye ayrılır. İdari belgeler — nüfus kayıt örneği, ikametgâh, diploma, sağlık raporu, vergi levhası gibi — valilikler ve kaymakamlıklar tarafından şerh edilir. Adli belgeler ise, yani mahkeme kararları, icra evrakı ve noterde düzenlenmiş her türlü evrak, ilgili adalet komisyonu başkanlığına gider.

Bunun pratik sonucu şudur: noter onaylı bir çeviriye apostil aldırmak istiyorsanız valiliğe değil, adliyeye gitmeniz gerekir. Çünkü artık ortada noter imzalı, yani adli nitelikli bir evrak vardır. Hangi ildeki hangi makama başvuracağınız belgenin düzenlendiği yere bağlıdır; şehir bazlı ayrıntılar için il sayfalarımıza bakabilirsiniz.

e-Devlet üzerinden alınan barkodlu belgelerde durum biraz farklıdır. Bu çıktılar ıslak imza taşımaz; doğrulama, üzerindeki karekod ya da barkod numarasıyla yapılır. Bazı apostil makamları bu çıktıları doğrudan şerh ederken bazıları belgenin kurumdan ıslak imzalı olarak yeniden alınmasını ister. Yurt dışına gidecek bir dosya hazırlıyorsanız, e-Devlet çıktısıyla yola çıkmadan önce bu ayrıntıyı sormak zaman kazandırır.

Önce çeviri mi, önce apostil mi?

Bu, en pahalıya mal olan sorudur; yanlış sıra tüm işi baştan yaptırır. Genel kural, apostilin belgenin aslına önce alınması yönündedir. Çünkü apostil şerhi de basılı bir metindir ve belgenin üzerine ya da arkasına eklenir. Önce çeviri yaptırırsanız, sonradan gelen apostil şerhi çeviride yer almaz ve karşı kurum “belgenin tamamı çevrilmemiş” diyerek reddedebilir.

Bazı ülkeler bir adım daha ister: önce asıl belgeye apostil, sonra çeviri, sonra çeviriye noter onayı, en sonunda da bu noter onayına ikinci bir apostil. Buna çift apostil denir ve özellikle bazı Körfez ve Doğu Avrupa uygulamalarında karşımıza çıkar. Başvuru yapacağınız kurumun talep metnini kelimesi kelimesine okumak, bu zinciri baştan doğru kurmanın tek güvenilir yoludur.

Tersine bir durum da vardır: yabancı bir ülkeden gelen belgenin Türkiye’de kullanılması. Bu kez apostil kaynak ülkede alınır, belge Türkiye’ye apostilli olarak gelir ve burada yeminli tercümanca çevrilip noterce onaylanır. Türkiye’deki kurum, kaynak ülkenin şerhini görmek ister; şerhsiz gelen yabancı belge çoğu zaman işleme alınmaz. Yani zincirin yönü, belgenin hangi ülkede düzenlendiğine göre değişir.

Apostil şerhinin kendisi çevrilir mi?

Apostil şerhi, Lahey Sözleşmesi uyarınca standart bir kalıptır ve on numaralı alandan oluşur: ülke, imzalayanın adı, sıfatı, mühür sahibi makam, yer, tarih, numara, mühür ve imza. Başlığı Fransızca olarak “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” biçiminde sabit kalır ve bu satır çevrilmez, olduğu gibi korunur.

Buna karşılık alanların içindeki Türkçe metin — makam adı, imzalayanın unvanı, il adı — çevrilir. Deneyimsiz çevirmenlerin sık düştüğü tuzak, şerhi tümüyle atlamak ya da tümüyle çevirmektir. Doğru uygulama, numaralı yapının korunması ve yalnızca doldurulmuş alanların hedef dile aktarılmasıdır. Şerhin seri numarası ve tarihi ise rakam rakam aynen taşınır.

Aynı titizlik mühür ve kaşe metinleri için de geçerlidir. Belgenin üzerindeki her mühür, her soğuk damga ve her elle atılmış paraf, çeviride köşeli parantez içinde tarif edilir: mührün hangi kuruma ait olduğu, okunabiliyorsa metni, okunmuyorsa okunamadığı belirtilir. Boş bırakılan bir mühür alanı, karşı kurum için “bu belgede ne yazdığını bilmiyoruz” anlamına gelir ve tereddüt yaratır.

Sözleşmeye taraf olmayan ülkeler: tasdik zinciri

Her ülke apostil sistemine dahil değildir. Taraf olmayan ülkelerde eski usul işler: belge önce ilgili Türk makamınca onaylanır, ardından Dışişleri Bakanlığı tasdiki alınır, en son hedef ülkenin Türkiye’deki konsolosluğu tasdik eder. Bu üç halkalı zincir apostilden hem daha yavaş hem daha masraflıdır.

Üyelik durumu son yıllarda sık değişti; birkaç büyük ülke yakın tarihte sisteme dahil oldu. Bu yüzden hedef ülkenin güncel durumunu ve o ülkenin çeviriye ilişkin kendi kurallarını ülkeler rehberimizden kontrol etmenizi öneririz. Örneğin Almanya belgenizi yalnızca mahkemece yeminli bir tercümanın çevirmesini bekler, Birleşik Krallık’ta ise yeminli tercüman sistemi hiç yoktur ve büronun doğruluk beyanı yeterlidir. Avustralya’da ise NAATI mührü olmayan çeviri apostilli olsa bile kabul görmez.

Hangi amaç, hangi onay düzeyi

Sık yapılan hatalar

• Fotokopiye apostil aldırmaya çalışmak. Şerh, ıslak imzalı ya da doğrulanabilir aslı bulunan belgeye verilir.
• Çeviriyi apostilden önce yaptırmak ve şerhi çeviri dışında bırakmak.
• Noter onayının apostil yerine geçtiğini sanmak; ikisi farklı katmandır.
• Adli belge için valiliğe, idari belge için adliyeye gitmek ve gün kaybetmek.
• Belgeyi hedef ülkenin resmî diline değil, İngilizceye çevirtmek. Hangi dilin isteneceğini dil sayfalarımızdan görebilirsiniz.

Zinciri baştan doğru kurun

Apostil ve onay süreçleri, doğru sırayla planlandığında tek seferde biter; yanlış sırayla ise her adım tekrarlanır. Belgenizin hangi katmanlara ihtiyacı olduğunu, hedef ülkeyi ve başvuru amacını bize söylerseniz zinciri sizin için çıkarırız. Çeviri kalemlerine ilişkin güncel bilgileri fiyatlar sayfamızda, dosyanıza özel değerlendirmeyi ise teklif formu üzerinden bulabilirsiniz.

Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır; belgenin hangi onay düzeyiyle isteneceğini talep eden kurum belirler. Şüpheye düştüğünüz noktayı başvuru öncesinde kuruma sormanız iyi olur.