Şirket Ana Sözleşmesi Çevirisi

Belgenin sınır ötesi kullanımı, şirketin yurt dışında bir varlık ya da işlem kurduğu her durumda gündeme gelir. Yabancı bir iştirak ya da şube kurulurken, uluslararası bir ihaleye girilirken, yabancı bir bankada hesap açılırken veya bir yatırım incelemesi yapılırken karşı taraf, şirketin kim olduğunu ve nasıl yönetildiğini bu belgeden okur. Bu bilgiyi de çoğu zaman yalnızca çeviri üzerinden edinir.

Çeviri, ana sözleşme yabancı bir makam ya da tarafın önüne çıktığında gerekir. Türkiye içindeki işlemlerde belge Türkçe aslıyla iş görürken, yurt dışı bir kuruluş, ihale ya da finansman söz konusu olduğunda hedef dile çevrilir ve işlemin istediği onaydan geçer. Ters yönde, yabancı bir şirketin ana sözleşmesi Türkiye’deki bir işleme dayanak olacaksa Türkçeye aktarılır. Belgenin hangi ülkede ve hangi amaçla kullanılacağı, çeviri dilini ve onay katmanını birlikte belirler.

Ana sözleşme neyi düzenler?

Ana sözleşmenin gövdesi birkaç temel başlıktan oluşur: şirketin ticaret unvanı ve merkezi, faaliyet konusu, sermaye ve pay yapısı, ortakların ya da pay sahiplerinin durumu, yönetim ve temsil kuralları. Her başlık şirketin kimliğinin ve işleyişinin bir parçasıdır; çeviride bu başlıkların hiçbiri geçiştirilmez, çünkü karşı taraf kararını çoğu zaman tam da bu ayrıntılara bakarak verir.

Faaliyet konusu bölümü özellikle önemlidir; şirketin hangi alanlarda iş yapabileceğini tanımlar ve kimi işlemlerde bu kapsamın belirli faaliyetleri içermesi aranır. Bu bölümün eksik ya da yaklaşık çevrilmesi, şirketin bir işi yapmaya yetkili olup olmadığı sorusunu doğurabilir. Bu yüzden faaliyet konusu, belgede yazıldığı kapsamla birebir aktarılır.

İki taraflı sözleşmeden farkı

Ana sözleşme, adında “sözleşme” geçse de iki tarafın karşılıklı borç kurduğu bir ticari sözleşmeden farklıdır. Bir satış ya da hizmet sözleşmesi taraflar arasındaki bir ilişkiyi düzenlerken, ana sözleşme bir tüzel kişinin kendi varlığını ve iç düzenini kurar. Çeviride bu ayrım gözetilir; ana sözleşmenin dili, bir edim ve karşı edim dili değil, bir kuruluş ve yetki dilidir.

Bu fark, terminolojiye de yansır. Ana sözleşmede geçen organ adları, karar ve toplantı kuralları, pay ve sermaye kavramları şirketler hukukunun kendi diline aittir; bu terimlerin yerleşik karşılıklarıyla aktarılması gerekir. İki taraflı sözleşmelerin kalıpları buraya uymaz; ana sözleşme, kendi hukuki dünyasının diliyle çevrilir.

Sicil, gazete ve tescil bağı

Ana sözleşme tek başına değil, ticaret sicili kayıtları ve ilanlarıyla birlikte anlam kazanır. Şirketin kuruluşu ve ana sözleşme değişiklikleri ticaret sicilinde tescil edilir ve ilgili sicil ilanlarında duyurulur. Yurt dışına giden dosyalarda çoğu zaman yalnız ana sözleşme değil, güncel sicil kaydı ve faaliyet belgesi de birlikte istenir.

Bu belgeler arasındaki unvan, sermaye ve tarih bilgisinin çeviride tutarlı olması beklenir. Ana sözleşmede geçen bir bilgiyle sicil kaydındaki bilginin çelişmesi, karşı tarafta belgelerin güncelliği konusunda tereddüt doğurur. Bu yüzden bir dosyanın tüm parçaları aynı terim ve yazım düzeniyle ele alınır.

Sermaye ve pay yapısının çevirisi

Sermaye tutarı, pay adedi ve payların ortaklar arasındaki dağılımı, ana sözleşmenin sayısal olarak en hassas bölümüdür. Bir rakamın ya da oranın kayması, şirketin sermaye yapısını ve kimin ne kadar pay sahibi olduğunu yanlış gösterir. Bu bilgiler sayısal kimlik gibi ele alınır; tutarlar, para birimi ve oranlar kaynak belgeye sadık kalınarak aktarılır.

Pay türleri ve bunlara bağlı ayrıcalıklar da dikkat ister; imtiyazlı paylar, oy hakları ve devir kısıtlamaları gibi düzenlemeler şirketin yönetimini doğrudan etkiler. Bu ayrıntıların yaklaşık çevrilmesi, yatırım ve ortaklık kararlarını yanlış bir zemine oturtabilir. Her ayrıcalık, belgede tanımlandığı kapsamla korunur.

Tadiller ve güncel metin

Ana sözleşme zamanla değişebilir; sermaye artışı, unvan değişikliği ya da faaliyet konusunun genişletilmesi gibi kararlar metne işlenir ve tescil edilir. Yurt dışına sunulan belgenin, şirketin güncel hâlini yansıtması beklenir. Eski bir metin, aradaki değişiklikleri göstermediğinde karşı tarafta yanlış bir tablo oluşturur.

Bu yüzden çeviriye başlamadan önce hangi metnin geçerli olduğu belirlenir; güncel tam metin mi, yoksa değişiklik kararları mı istendiği baştan netleştirilir. Değişikliklerin tarih ve tescil bilgisi çeviride korunur, çünkü bunlar metnin hangi tarihteki durumu yansıttığını gösterir.

Bu ayrım pratikte sık karışır; kimi zaman şirketin ilk kuruluş metni sunulurken, aslında istenen güncel ve tadillerle birleştirilmiş tam metindir. Yanlış metnin çevrilmesi, karşı tarafın şirketi güncelliğini yitirmiş bir tabloyla değerlendirmesine yol açar. Bu yüzden hangi tarihli metnin geçerli olduğu, çeviri öncesinde açıkça teyit edilir.

Onay düzeyi tablosu

Aşağıdaki tablo, ana sözleşmenin sık görülen kullanımlarını ve tipik onay beklentisini özetler; kesin gereklilik işlemi yürüten yabancı makama ya da tarafa göre değişir. Ticaret sicilince onaylı bir örnek ya da noter onaylı bir suret üzerinden ilerlendiğinde, apostil basamağı da buna göre belirlenir.

Ana sözleşme çevirisinde sık yapılan hatalar

• Faaliyet konusunu yaklaşık çevirerek kapsamı belirsizleştirmek.
• Ticaret unvanını çevirip şirketin kimliğini bozmak.
• Sermaye tutarını, pay adedini ya da oranları yanlış aktarmak.
• İmtiyazlı pay ve oy hakkı düzenlemelerini geçiştirmek.
• Güncel metin yerine tadil edilmiş eski bir metni çevirtmek.

Kurumsal dosyanızı tutarlı kuralım

Ana sözleşme çoğu zaman imza sirküleri, faaliyet belgesi ve sicil kayıtlarıyla aynı dosyada yurt dışına gider; bu bütünün unvan, sermaye ve tarih açısından tutarlı çevrilmesi belgenin gücünü korur. Belgelerinizi ilettiğinizde güncel metni belirler, terim ve onay zincirini birlikte planlarız. İlgili kurumsal belgeleri belge rehberimizde, çalışma esaslarımızı fiyatlar sayfamızda görebilir, dosyanızı teklif formundan iletebilirsiniz.

Sayfa bilgilendirme amaçlıdır; belge biçimi ve onay zinciri işlemin yapılacağı ülkeye göre farklılaşır. Son durumu işlemi yapacak makamdan öğrenmenizi tavsiye ederiz.