Amerika Birleşik Devletleri Ticaret ve Şirket Belgeleri Çevirisi

Amerika Birleşik Devletleri’ne belge gönderirken ilk öğrenilmesi gereken şey, muhatabınızın federal değil eyalet düzeyinde çalıştığıdır. Bu sayfa, Türkiye’de kurulu bir şirketin ABD’deki eyalet makamına, müşterisine, bankasına ya da ihale makamına sunacağı belgeleri anlatır. Bir Amerikan şirketinin Türkiye’de şube açması, belgelerin ters yönde ve Türkçeye çevrildiği ayrı bir dosyadır.

Federal değil eyalet: Secretary of State mantığı

ABD’de şirketler federal bir sicile değil, kuruldukları eyaletin Secretary of State ofisine kayıtlıdır. Şirketin varlığını ve yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösteren belge de aynı ofisten alınır. Bu yapı iki sonuç doğurur. Birincisi, hangi eyaletle çalıştığınız kuralları değiştirir; Delaware, New York, Teksas ve Florida uygulamaları birbirinin aynı değildir. İkincisi, Türk şirketinin belgelerini kabul edecek merci de eyalet düzeyindedir. Bu nedenle dosyayı hazırlamadan önce sorulacak ilk soru “hangi belge” değil, “hangi eyalet ve hangi ofis” olmalıdır.

Türk şirketinin kimliğini ne gösterir?

Amerikalı muhatabınız kendi tarafında kuruluş belgesi ve iyi durum yazısı görmeye alışkındır. Türkiye’deki karşılıkları Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanı ile ticaret sicili müdürlüğünden alınan yakın tarihli faaliyet belgesidir. Ana sözleşme, ortaklık yapısı ve faaliyet konusu için; imza sirküleri, kimin bağlayıcı imza atabileceği için eklenir. ABD’de bir şirket kuracak ya da hesap açacaksanız vergi kimlik numarası başvurusu, kayıtlı temsilci ataması ve banka uyum incelemesi ayrı belge grupları üretir. Uyum incelemelerinde ortaklık zincirinin en tepesine kadar açılması istenebilir; bu, çeviri hacmini beklenenden büyütür.

Yeminli tercüman yerine notary public

ABD’de yeminli tercüman sistemi yoktur. Beklenen, çeviriye eklenen imzalı doğruluk beyanıdır. Bazı işlemlerde bu beyanın bir notary public huzurunda imzalanması istenir; ancak burada notary, çevirinin doğruluğunu değil imzanın kime ait olduğunu onaylar. Bu ayrımı bilmek önemlidir, çünkü Türkiye’deki noter tasdiki daha kapsamlı bir işlemdir. Türk resmî belgesinin kendisi için apostil gerekiyorsa bu, Türkiye’deki valilik veya kaymakamlıktan alınır; ABD’de düzenlenmiş bir belgeye apostil gerekiyorsa ilgili eyaletin Secretary of State ofisine gidilir. İki apostili birbirine karıştırmak yaygın bir hatadır.

İşlem	Kim onaylar	Neyi onaylar
Certificate of accuracy	Tercüman veya büro	Çevirinin doğruluğu
Notarization	Notary public	Yalnızca imzanın kimliği
Apostil (Türk belgesi)	Valilik / kaymakamlık	Türk belgesinin kaynağı
Apostil (ABD belgesi)	Eyalet Secretary of State	ABD belgesinin kaynağı

Kayıtlı temsilci ve eyalet dışı faaliyet kaydı

ABD’de şirket kuran her yabancı yatırımcının karşılaştığı ilk kavram kayıtlı temsilcidir: eyalette fiziki adresi bulunan ve resmî tebligatı kabul eden kişi ya da kuruluş. Bu atama, Türk ana ortağın yetkili organının kararına dayanır ve kararın çevirisi dosyaya girer. İkinci kavram, kurulduğunuz eyalet dışında faaliyet gösterecekseniz o eyalette de ayrıca kayıt yaptırma zorunluluğudur; her kayıt kendi belge setini üretir ve aynı çeviri takımının birden çok nüsha halinde hazırlanmasını gerektirir. Üçüncüsü, vergi kimlik numarası başvurusudur; burada şirket yapısına ilişkin bilgiler beyan edilir ve dayanak belgeler istenebilir. Kaç eyalette ve kaç nüsha ile çalışacağınızı baştan belirlemek, çeviriyi tek seferde ve doğru sayıda üretmenizi sağlar.

İhracat evrakı ve ihale dosyası

ABD’ye sevkiyatta menşe beyanı, fatura ve taşıma evrakı ticari uygulamanın ve gümrük mevzuatının kurallarına tabidir; bunlar İngilizce düzenlenir ve tercüman masasına gelmez. Kamu alımlarında ve büyük kurumsal tedarik programlarında ise şirket kimliği, mali durum ve uyum belgeleri istenir; bu belgelerin çevirisi doğruluk beyanıyla sunulur. Şartname bazı durumlarda beyanın notary onaylı olmasını da isteyebilir. Belirsizlik varsa satın alma biriminden yazılı teyit istemek, sonradan yeniden onay almaktan hızlıdır. Federal alımlarda tedarikçi kayıt sistemine giriş ayrı bir adımdır ve burada şirket bilgilerinin beyan edilen belgelerle birebir örtüşmesi beklenir.

En sık ret sebebi ve teslim biçimi

ABD dosyalarında en sık dönen gerekçe, doğruluk beyanının eksik ya da imzasız olmasıdır. İkinci sırada eyalet karışıklığı gelir: belge, işlemi yapacak eyaletin istediği biçimde hazırlanmamıştır. Üçüncü sırada tarih vardır; faaliyet belgesinin yakın tarihli olması beklenir. Teslimde elektronik dosya yaygın olmakla birlikte tescil ve banka işlemlerinde ıslak imzalı takım istenebilir. Belge bazında ayrıntıyı belge sayfasından, diğer pazarların kurallarını ülke rehberinden izleyebilir, dosyanızı teklif formundan iletebilirsiniz.

Aşağıdaki anlatım tipik uygulamayı özetler; her konsolosluk kendi güncel yönergesini uygular. İşleme başlamadan ilgili birimden yazılı teyit istemek en güvenlisidir.