Belçika Ticaret ve Şirket Belgeleri Çevirisi

Belçika’ya ticari belge göndermeye başlamadan önce cevaplamanız gereken soru şudur: muhatabınız ülkenin hangi dil bölgesinde? Bu sayfa, Türkiye’de kurulu bir şirketin Belçika’daki sicile, alıcıya veya ihale makamına sunacağı belgeleri konu alır. Belçikalı bir şirketin Türkiye’de şube açması, aynı belgelerin ters yönde ve Türkçeye çevrildiği ayrı bir süreçtir.

Dil bölgesi, dosyanın ilk değişkeni

Belçika’da Flaman bölgesinde Felemenkçe, Valon bölgesinde Fransızca, doğudaki küçük bölgede Almanca kullanılır; Brüksel iki dillidir. Bu bir nezaket meselesi değil, evrak kabul kuralıdır: yanlış dile yapılmış çeviri, içeriği doğru olsa bile geri döner. Bu yüzden dosya açmadan önce muhatabın adresini ve yazışma dilini yazılı olarak teyit edin. İki dilli bölgede çalışıyorsanız hangi dilin tercih edildiğini sormak, sonradan ikinci bir çeviri masrafını önler. Aynı belgenin iki dilde birden hazırlanması gereken durumlar da vardır; bu, özellikle federal ve bölgesel makamların birlikte devrede olduğu ihalelerde görülür.

İşletme kaydı ve Türk sicilinin karşılığı

Belçika’da işletmeler merkezî bir işletme veri bankasına kayıtlıdır ve tescil edilen bilgiler resmî gazetede yayımlanır. Belçikalı muhatabınız bu ikili mantığa alışkındır: kayıt bilgisi ve yayım. Türkiye’de tam karşılığını ticaret sicili müdürlüğünden alınan faaliyet belgesi ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanı verir. İlan, şirketin kuruluşunu ve geçirdiği değişiklikleri gösterir; faaliyet belgesi bugün itibarıyla faal olduğunu doğrular. Temsil yetkisi için imza sirküleri, faaliyet konusu ve ortaklık yapısı için ana sözleşme eklenir. Bu dört belge Belçika’ya giden ticari dosyaların büyük çoğunluğunda çekirdeği oluşturur.

Muhatabın bölgesi	Çeviri dili	Not
Flaman bölgesi	Felemenkçe	Fransızca çeviri kabul edilmeyebilir
Valon bölgesi	Fransızca	Felemenkçe çeviri kabul edilmeyebilir
Brüksel	Fransızca veya Felemenkçe	Kurumdan teyit alın
Almanca konuşulan bölge	Almanca	Dar bölge; nadiren gündeme gelir

Yeminli tercüman ve onay zinciri

Belçika’da resmî çeviriyi yeminli tercüman yapar ve mühürler; ülke içinde üretilen çeviride aranan budur. Türkiye’de üretilen çeviride ise yol yeminli tercüman imzası, noter tasdiki ve apostil şeklindedir. Sicile tescil, mahkeme ve noter işlemlerinde Belçika içindeki yeminli tercüman yolu daha güvenlidir; ticari muhataplar ve alıcılar genellikle Türkiye’de hazırlanmış onaylı çeviriyi kabul eder. Belçika Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır; güncel taraf listesini HCCH üzerinden doğrulamak ve muhataptan tek cümlelik yazılı teyit almak, dosyayı iki kez hazırlamaktan ucuzdur.

Gümrük evrakı ayrı hatta ilerler

Antwerp limanı Türk ihracatçısının Avrupa’ya giriş noktalarından biridir ve buradan geçen her partide kalın bir evrak dosyası oluşur. Bu dosyanın büyük bölümü tercüman masasına uğramaz. Menşe ispatı odaların yetkisindedir, tercihli tarife belgeleri gümrük idaresinin vizesiyle tamamlanır ve formlar birden çok dilde basılıdır. Fatura, çeki listesi ve taşıma senedi baştan yabancı dilde düzenlenir. Tercüme ve tasdik zinciri yalnızca taraflara borç yükleyen metinler için işler: distribütörlük ve acentelik sözleşmeleri, teminat metinleri, vekâletnameler, sicil kayıtları ve yargı evrakı. Bu iki hattı ayırmadan hazırlanan dosyalarda bütçenin önemli bir kısmı hiç gerekmeyen onaylara gider.

Brüksel’deki kurumlara yapılan başvuruların kendine has yanı

Belçika’yı diğer pazarlardan ayıran bir başlık daha var: Avrupa kurumlarının ve çok sayıda uluslararası kuruluşun merkezi burada. Bu kuruluşların tedarikçi kayıtları ve ihaleleri, Belçika ulusal mevzuatına değil kendi satın alma kurallarına tabidir ve genellikle İngilizce ya da Fransızca dosya ister. Yani aynı şehirde, aynı hafta içinde iki farklı kural setiyle karşılaşabilirsiniz: yerel bir müşteriye Felemenkçe belge, Brüksel’deki bir kuruma İngilizce dosya. Bu kuruluşların şartnameleri onay düzeyini de kendisi tanımlar; bazıları basit büro beyanıyla yetinirken bazıları apostilli belge ister. Şartnamenin belge ekini satır satır okumak, burada başka yerlerden daha önemlidir.

Vekâletname, ihale dosyası ve en sık ret sebebi

Avrupa kurumlarının merkezinde bulunması nedeniyle Belçika’da ihale ve tedarikçi kayıtları yoğundur; buradaki en sık ret sebebi dil uyuşmazlığı, ikinci sırada ise sicil kaydının tarihidir. Şartnameler güncel tarihli nüsha ister. Vekâletnamede sıralama şaşmaz: noterde imza, sonra apostil, en son çeviri. Vekâlet verenin temsil yetkisi güncel sicil kaydı ve imza sirküleriyle desteklenmelidir. Teslim biçimini şartnameden okuyun; elektronik portala yükleme yapılsa bile kaşeli ve ıslak imzalı takımın hazır tutulması istenebilir. Diğer pazarların kurallarını ülke rehberinden, belge bazlı ayrıntıları belge sayfasından izleyebilir, dosyanızı teklif formuna yükleyebilirsiniz.

Burada anlatılanlar yaygın uygulamaya dayanır; ülke mevzuatı ve kurum pratiği güncellenebilir. Başvuru öncesinde güncel gerekliliği teyit etmek zaman kazandırır.