Lüksemburg Ticaret ve Şirket Belgeleri Çevirisi

Lüksemburg küçük bir ülke olmasına rağmen holding, fon ve finansman yapılarının merkezi olduğu için Türk şirketlerinin ticari evrak trafiğinde beklenenden geniş yer tutar. Bu sayfa, Türkiye’de kurulu bir şirketin Lüksemburg’daki sicile, notere ya da finans kuruluşuna sunacağı belgeleri konu alır; ters yön, yani bir Lüksemburg şirketinin Türkiye’de yapılanması ayrı bir dosyadır.

İki dil, tek dosya: Fransızca mı Almanca mı?

Lüksemburg’da resmî yazışmada Fransızca ağırlıklıdır, Almanca da kullanılır ve iş dünyasının önemli bir bölümü İngilizce çalışır. Ancak sicile ve notere giden belgede tercih kurumundur: hangi dile çevrileceğini işlemi yürüten makam belirler. Bu yüzden çeviri siparişinden önce muhataptan dil teyidi almak, ülkenin çok dilli yapısı nedeniyle burada başka yerlerden daha kritiktir. Finans kuruluşları İngilizce çeviriyi sıkça kabul eder, ancak tescil işlemlerinde aynı esneklik geçerli değildir. Aynı dosyanın bir bölümünün Fransızca, bir bölümünün İngilizce hazırlanması gereken durumlar da görülür.

Ticaret ve şirketler sicili karşısında Türk belgeleri

Lüksemburg’da şirketler ticaret ve şirketler siciline kayıtlıdır ve tescil edilen bilgiler resmî olarak yayımlanır. Muhatabınızın sizden beklediği, bu yapının Türkiye’deki karşılığıdır: ticaret sicili müdürlüğünden güncel tarihli faaliyet belgesi, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanı, ana sözleşmenin tam metni ve imza sirküleri. Bir şirket kuruluşunda ya da sermaye koyma işleminde noter, ana ortağın karar organının aldığı kararı da görmek ister; yönetim kurulu kararı bu nedenle dosyaya girer. Ülkede ticari faaliyet için işletme izni alınacaksa yöneticinin mesleki yeterliliğine ilişkin belgeler ayrı bir başlık açar.

Belge	Neden isteniyor	Zincir
Ana sözleşme	Amaç ve ortaklık yapısı	Çeviri + noter + apostil
Güncel sicil kaydı	Şirket hâlen faal mi?	Çeviri + noter + apostil
Yönetim kurulu kararı	İşlem yetkilendirilmiş mi?	Çeviri + noter + apostil
İmza sirküleri	Kim imzalayabilir?	Çeviri + noter + apostil
Fatura, menşe belgesi	Sevkiyat evrakı	Oda / gümrük yolu

Yeminli tercüman rejimi ve apostil sırası

Lüksemburg’da resmî çeviriyi yeminli tercüman yapar; ülke içinde üretilen çeviride bu aranır. Türkiye’de üretilen çeviride zincir yeminli tercüman imzası, noter tasdiki ve apostil şeklinde işler. Sıralamayı bozmak en sık yapılan hatadır: apostil, belgenin aslına ya da noter tasdikine eklenen bir şerhtir ve çoğu kurum bu şerhin de çevrilmiş olmasını bekler. Dolayısıyla önce apostil, sonra çeviri. Lüksemburg Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır; güncel taraf listesini HCCH üzerinden doğrulayın. Belge türleri sayfası hangi belgenin hangi zinciri gerektirdiğini ayrıntılandırır.

Şube mi, bağlı şirket mi? Tercih dosyayı belirler

Lüksemburg’da yapılanmanın iki yolu vardır ve hangisini seçtiğiniz evrak listesini baştan değiştirir. Şube açtığınızda ayrı bir tüzel kişilik doğmaz; bu yüzden ana şirketin belgeleri dosyanın merkezine oturur ve sicil, Türk şirketinin ana sözleşmesini, karar organının kararını ve temsilci atamasını görmek ister. Bağlı şirket kurduğunuzda ise yeni bir tüzel kişilik doğar; ana şirket burada yalnızca kurucu ortak sıfatıyla yer alır ve ondan istenen belge seti daha dardır, buna karşılık kuruluş işleminin kendisi noter önünde yapılır. Karar aşamasında “hangi belge gerekiyor” diye sormadan önce “hangi yapıyı kuruyoruz” sorusunu netleştirmek, gereksiz çeviriyi baştan eler.

Finansman dosyalarında terim tutarlılığı

Holding ve fon yapılarının yoğun olduğu bir ülkede dosyalar yalnızca hukuki değil finansal içerik de taşır: bilanço, gelir tablosu, ortaklık yapısı şeması, gerçek faydalanıcı bildirimi. Bu belgelerde en sık görülen sorun çeviri hatası değil, terim tutarsızlığıdır. Aynı kalemin dosyanın iki yerinde farklı karşılıkla geçmesi, kurumun ek açıklama talebiyle dönmesine yol açar ve süreci haftalarca uzatabilir. Dosyayı tek bir terim listesiyle ve tek elden yürütmek, bu tür dönüşlerin en etkili panzehiridir.

En sık ret sebebi ve teslim biçimi

Lüksemburg’a giden ticari dosyalarda ilk ret sebebi belgenin tarihidir: sicil kaydının ve faaliyet belgesinin güncel tarihli olması istenir, aylar önce alınmış nüsha eskimiş sayılır. İkinci sebep dil uyuşmazlığı, üçüncüsü çevirinin asıl nüsha örneğinden koparılmış olmasıdır; çeviri, kaynağıyla birlikte mühürlü bir bütün olarak teslim edilmelidir. Noter randevusu olan işlemlerde takvim de bir kısıttır; apostil adımını randevudan geriye doğru planlayın. Kapsam ve onay düzeyine göre farkı fiyat sayfasında görebilir, dosyanızı teklif formundan iletebilirsiniz.

Aşağıdaki anlatım tipik uygulamayı özetler; her konsolosluk kendi güncel yönergesini uygular. Kurumun istediği biçimi baştan netleştirmek sonradan tekrar iş çıkarmaz.