Hollanda Ticaret ve Şirket Belgeleri Çevirisi

Hollanda, Türk ihracatçısının Avrupa’ya açılırken en sık kullandığı kapılardan biri. Bu sayfa, Türkiye’de kurulu bir şirketin Hollandalı sicile, alıcıya, bankaya ya da ihale makamına sunacağı belgelerin çevirisini ele alır. Hollandalı bir şirketin Türkiye’de şube açması bunun tersi yönde işleyen ayrı bir dosyadır ve orada Felemenkçe belgeler Türkçeye çevrilir.

KvK refleksi: muhatabınız hangi kayda bakıyor?

Hollanda’da her işletme, Kamer van Koophandel bünyesindeki ticaret siciline kayıtlıdır ve bu sicilden alınan güncel özet iş hayatının ortak dilidir. Hollandalı muhatabınız “kayıt belgenizi gönderin” dediğinde kastettiği budur. Türkiye’deki karşılığını iki belge birlikte verir: ticaret sicili müdürlüğünden alınan faaliyet belgesi ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanı. Bu ikisinin yanına imza sirkülerini eklediğinizde, karşı tarafın kendi sicil özetinden okuduğu üç bilginin tamamını vermiş olursunuz: şirket faal mi, kim temsil ediyor, faaliyet konusu ne. Vergi levhası bunların yerini tutmaz; yalnızca vergi kaydını gösterir.

Beëdigd vertaler ve sicil kaydı şartı

Hollanda’da resmî çeviriyi yapacak kişinin yeminli tercüman siciline kayıtlı olması beklenir; kayıt numarası çevirinin beyan sayfasında görünür ve kurum bunu doğrulayabilir. Bu, çeviriyi kimin yaptığının denetlenebilir olması demektir. Türkiye’de üretilen çeviride zincir farklı işler: yeminli tercüman imzalar, noter tercümanın imzasını tasdik eder, ardından apostil eklenir. Ticari muhataplar, bankalar ve çoğu alıcı bu ikinci yolu kabul eder; sicile tescil ve mahkeme işlemlerinde ise Hollanda içindeki kayıtlı tercüman yolu daha güvenlidir. Hangi yolun geçerli olacağını işlemi yürütecek noter veya kurumdan yazılı olarak teyit ettirin. Belge türlerine göre onay düzeyleri bu ayrımı belge bazında gösterir.

Hollanda’da BV kurmak: noter merkezli süreç

Türk şirketinin Hollanda’da bağlı şirket kurması, noterlik ağırlıklı bir süreçtir. Kuruluş işlemini yapan noter, ana ortağın hukuki varlığını ve o işlemi yapmaya yetkili olduğunu görmek ister; bu yüzden Türk şirketinin ana sözleşmesi, güncel tarihli sicil kaydı, yönetim kurulu kararı ve imza sirküleri çevrilmiş ve apostilli olarak masaya gelir. Ayrıca şirketin gerçek faydalanıcılarına ilişkin bildirim ayrı bir kayıt konusudur ve bunun için ortaklık yapısını gösteren belgeler istenir. Şube açılışı ile bağlı şirket kuruluşu farklı yollardır; şube ayrı tüzel kişilik doğurmadığı için ana şirket belgeleri daha da merkezî hale gelir.

Amaç	Çekirdek belgeler	Tipik onay düzeyi
Bağlı şirket kuruluşu	Ana sözleşme, sicil kaydı, YK kararı, imza sirküleri	Noter tasdiki + apostil
Şube tescili	Ana şirket sicil kaydı, ana sözleşme, temsilci atama kararı	Noter tasdiki + apostil
Distribütörlük / tedarik	Faaliyet belgesi, imza sirküleri, sözleşme	Kaşeli çeviri çoğunlukla yeterli
Sevkiyat	Fatura, menşe şahadetnamesi, A.TR	Oda ve gümrük yolu; çeviri dışı

Sevkiyat evrakı: çeviri masasına uğramayan yığın

Rotterdam üzerinden yürüyen bir sevkiyatta üretilen kâğıt miktarı, tescil dosyasının kat kat üzerindedir; buna karşılık bu yığının neredeyse tamamı tercüman masasına gelmez. Menşe ispatı ticaret veya sanayi odasınca verilir, tercihli tarife belgeleri gümrük idaresinin vizesiyle tamamlanır ve bunların formları zaten birden çok dilde basılıdır. Konşimento, çeki listesi ve ticari fatura da baştan yabancı dilde düzenlendiği için ayrıca çevrilmez. Tarım, gıda ve süs bitkisi ihracatında devreye giren bitki sağlığı ve veteriner sertifikaları ise bambaşka bir hattır: bunları tarım idaresi düzenler, çok dilli formatta verilir ve onayları yeminli çeviriyle değil ilgili bakanlık imzasıyla sağlanır. Tercüman masasına yalnızca taahhüt içeren metinler gelir.

Tarım ve gıda ihracatında ikinci belge katmanı

Hollanda, Türk gıda ve tarım ürünleri için hem alıcı hem de Avrupa’ya dağıtım merkezi olduğundan, bu sektörde dosya iki katmanlıdır. Birinci katman şirketin hukuki kimliğidir ve tam onay zincirine tabidir. İkinci katman ürünle ilgilidir: üretim izinleri, gıda güvenliği sertifikaları, laboratuvar analiz raporları, izlenebilirlik kayıtları. Alıcı zincir marketler bu ikinci katmanı çoğu zaman kaşeli çeviriyle kabul eder, çünkü sertifikaların asıl doğrulaması akreditasyon numarası üzerinden yapılır. İki katmanı ayırmak ve her birine ayrı onay düzeyi uygulamak, tedarikçi kabul sürecinde hem zaman hem bütçe kazandırır.

Vekâletname, ihale teslimi ve en sık ret sebebi

Hollanda’daki işlemi yerel avukatınıza ya da muhasebecinize yaptıracaksanız vekâletname zincirin en kırılgan halkasıdır: önce noterde imza, sonra apostil, en son çeviri. Ters sırada ilerlemek çevirinin yeniden yapılmasına yol açar, çünkü apostil şerhi de belgenin parçasıdır. Hollanda Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır; güncel taraf listesini yine de HCCH üzerinden doğrulayın. İhale ve tedarikçi kayıtlarında en sık ret sebebi belgenin tarihidir; şartnameler güncel tarihli sicil kaydı ister ve eski nüsha, çevirisi kusursuz olsa bile kabul edilmez. İkinci sırada çevirinin asıl nüsha örneğinden ayrılmış olması gelir. Dosyanızı teklif formundan iletin; onay düzeyine göre farkı fiyat sayfasında görebilirsiniz.

Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; ülkenin apostil veya konsolosluk tasdiki uygulaması değişebilir. Kurumun istediği biçimi baştan netleştirmek sonradan tekrar iş çıkarmaz.