Adli Sicil (Sabıka) Kaydı Çevirisi ve Apostil

Belgeyi düzenleyen taraf Adalet Bakanlığı bünyesindeki adli sicil birimidir ve belge bugün büyük ölçüde elektronik ortamdan, doğrulanabilir biçimde alınabilir. Ancak yurt dışı kullanım söz konusu olduğunda, kurumun bu amaca uygun türde bir belge vermesi ve belgenin apostille bağlanması gerekir; günlük kullanım için alınan bir çıktı çoğu zaman yeterli olmaz.

Hangi tür belge, hangi kullanım için?

Adli sicil kaydı farklı amaçlarla ve farklı içeriklerle alınabilir. Yurt dışına verilecek belgenin, hedef kurumun beklediği kapsamda olması gerekir. Kimi kurum yalnızca güncel kaydı isterken, kimi başvuru silinmiş kayıtları da içeren arşiv bilgisini talep edebilir. Aşağıdaki tablo, uygulamada karşılaşılan başlıca ayrımları özetler.

Bu tablodaki en önemli mesaj şudur: belgeyi almadan önce hedef kurumun tam olarak neyi istediğini bilmek gerekir. “Adli sicil kaydı” ifadesi tek bir belge türünü göstermez; içeriği ve kapsamı talebe göre değişir. Yanlış kapsamda alınan bir belge, süreci baştan işletir.

Apostil hangi makamdan alınır?

Adli sicil kaydı, apostil bakımından adli belge sınıfındadır. İdari belgeler valilik ve kaymakamlıklardan apostil alırken, adli belgeler ağır ceza mahkemesi bulunan merkezlerdeki adalet komisyonu başkanlıklarından şerh alır. Bu ayrım gözden kaçtığında belge yanlış makamda sıra bekler; adli sicilde en sık yaşanan gecikme sebebi budur.

Aynı mantık, belgenin noter onaylı çevirisi için de geçerlidir. Noter onaylı bir çeviri de adli belge sayılır ve apostili yine adalet komisyonu başkanlığından alınır. Belgenin aslına mı yoksa onaylı çeviriye mi apostil vurulacağı ise hedef kurumun talebine bağlıdır. Bu talep, “belgenin apostilli aslı” mı yoksa “apostilli resmî çeviri” mi istendiğini gösteren tek cümlede saklıdır.

Adım adım süreç

1. Hedef kurumun talebini okuyun. “Yurt dışı için adli sicil kaydı” mı, apostilli mi, çeviri hangi dile? Bu üç bilgi süreci belirler.
2. Belgeyi doğru türde alın. Belge, yurt dışı kullanıma uygun ve doğrulanabilir biçimde temin edilmelidir.
3. Apostili adli makamdan alın. Şerh, adalet komisyonu başkanlığından; belgenin türüne göre asla ya da onaylı çeviriye vurulur.
4. Yeminli çeviriyi yaptırın. Ad-soyad, doğum tarihi ve kayıt bilgisi kaynakla birebir olmalıdır.
5. Gerekiyorsa noter onayına gidin. Kurum noter onayı istiyorsa çeviri onaylanır ve zincir tamamlanır.

Güncellik şartı: en çok gözden kaçan nokta

Adli sicil kaydı, anlık bir durumu gösteren bir belgedir. Kurumlar bu tür belgelerde çoğu zaman yakın tarihli olma şartı arar. Bir yıl önce alınmış bir kaydın çevirisi kusursuz olsa bile kabul edilmeyebilir; bakılan şey belgenin düzenlenme tarihidir. Bu yüzden belgeyi çok erken almak avantaj değildir. Çeviriyi ise belge güncelken ve onaylıyken yaptırmak en sağlıklı sıradır.

Bu nedenle pratikte doğru sıra şudur: önce hedef kurumun talebini netleştirmek, sonra belgeyi almak, hemen apostile bağlamak ve çeviriyi bu aşamada tamamlamak. Belgeyi alıp haftalarca bekletmek, güncellik şartı nedeniyle işlemi tekrarlamak zorunda kalmaya yol açabilir.

Sık yapılan hatalar

• Yurt içi kullanıma uygun çıktıyı yurt dışına göndermek. Apostile bağlanamayan bir çıktı hedef kurumda reddedilir.
• Apostili valilikten aramak. Adli belge, adalet komisyonu başkanlığından şerh alır.
• Eski tarihli belgeyle başvurmak. Güncellik şartı, çevirinin yeniliğiyle telafi edilmez.
• Ad yazımını pasaporttan farklı bırakmak. Kimlik eşleşmesi sağlanamayan belge işleme alınmaz.

Sık sorulan noktalar

Kaydım temiz, yine de belge almam gerekir mi? Evet. Kaydın temiz olması, belgenin gereksiz olduğu anlamına gelmez; kurum “kaydı yoktur” bilgisini de resmî bir belgeyle görmek ister. Boş bir kayıt da apostilli olarak istenebilir.

Belgeyi başkası benim adıma alabilir mi? Uygulama, belgenin alınış biçimine ve yetkilendirmeye bağlıdır. Usulüne uygun bir vekaletle işlemlerin üçüncü kişi tarafından yürütülmesi çoğu zaman mümkündür; kesin koşulu ilgili birime sormak gerekir.

Karekodlu belge yeterli mi? Karekodlu, çevrimiçi doğrulanabilen belgelerde uygulama hedef kuruma göre değişir. Bazı kurumlar elektronik doğrulamayı kabul ederken bazıları basılı ve apostilli nüsha ister; bunu önceden sormak en pratik yoldur.

Belge Türkçe düzenleniyor, yabancı dile nasıl geçiyor? Türkiye’den alınan adli sicil kaydı Türkçe düzenlenir; yurt dışı için gereken dile geçiş yeminli çeviriyle sağlanır. Bazı ülkeler yalnızca kendi resmî dilinde bir çeviri kabul eder, bu yüzden hedef dili baştan doğrulamak gerekir.

Birden çok ülkeye başvuracağım, tek belge yeter mi? Her kurum kendi nüshasını alıkoyabildiğinden, birden çok başvuruda yeterli sayıda nüsha ve gerekiyorsa her biri için ayrı apostil baştan planlanmalıdır. Tek nüshayla yola çıkmak süreci ikinci kez işletebilir.

Belgeyi kimin ve nasıl aldığı

Adli sicil kaydı, kişinin kendisi tarafından alınabildiği gibi, usulüne uygun bir yetkilendirmeyle üçüncü bir kişi tarafından da temin edilebilir. Yurt dışında bulunan başvurucular için bu ayrıntı önemlidir; belgeyi almak için Türkiye’ye gelmek her zaman gerekmez. Yetkilendirmenin biçimi ve kapsamı, belgenin nereden ve nasıl alındığına göre değişir, bu yüzden işleme başlamadan önce hangi yolun kullanılacağını netleştirmek gerekir.

Belgenin alınış biçimi, sonraki adımları da etkiler. Doğrulanabilir biçimde alınmış bir kayıt, apostil ve çeviri aşamalarına sorunsuz taşınır; buna karşılık kapsamı ya da türü yanlış seçilmiş bir belge, ilerleyen adımlarda geri döner. Bu nedenle ilk adım her zaman hedef kurumun tam olarak neyi istediğini öğrenmek, ikinci adım ise belgeyi buna uygun biçimde almaktır.

Kontrol listesi

• Hedef kurumun istediği kayıt türünü (güncel, arşiv, yurt dışı için) doğruladınız mı?
• Belge doğrulanabilir ve apostile uygun biçimde mi alındı?
• Apostili adalet komisyonu başkanlığından mı alacaksınız?
• Belge yakın tarihli mi, güncellik şartını karşılıyor mu?
• Ad-soyad yazımı pasaportunuzla birebir aynı mı?

Adli sicil kaydınız için doğru sırayı ve yetkili makamı belirleyip çeviriyi tek seferde tamamlamak mümkündür. Belgenizi teklif formu üzerinden iletebilir, onay katmanlarını belge rehberimizden inceleyebilir, süreçle ilgili ayrıntıları iletişim sayfasından sorabilirsiniz.

Aşağıdaki anlatım tipik uygulamayı özetler; kurum pratiği değişebilir. Şüpheye düştüğünüz noktayı başvuru öncesinde kuruma sormanız iyi olur.